Política sobre fotografías, videos y registros audiovisuales

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1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales regulados en esta política es:

Razón social: Organización No Gubernamental de Desarrollo Ciencia Más Diálogo

Nombre público: ONG Ciencia Más Diálogo

RUT: 65.172.325-6

Representante legal: Alejandro Javier Díaz González

Domicilio postal: Edificio Colunga Hub, Av. Manuel Antonio Bustamante 26, Providencia, Santiago

Correo electrónico para consultas y ejercicio de derechos: hola@cienciamasdialogo.org

Formulario para ejercer derechos: https://cienciamasdialogo.org/ejercer-derechos

Encargado de prevención de infracciones: Alejandro Javier Díaz González, hola@cienciamasdialogo.org

Esta política se aplica a las fotografías, videos, grabaciones de audio y otros registros audiovisuales que ONG Ciencia Más Diálogo capte directamente durante sus actividades; encargue captar a profesionales o proveedores; reciba de establecimientos educacionales; reciba de docentes, sostenedores, organismos públicos, colaboradores u otras entidades participantes, o publique en sus canales institucionales.

Los registros pueden contener la imagen, la voz y otros elementos que permitan identificar directa o indirectamente a estudiantes, docentes, asistentes de la educación, familias, profesionales u otros integrantes de las comunidades educativas.

2. Base jurídica y condiciones del consentimiento

Como regla general, ONG Ciencia Más Diálogo publica fotografías y videos en los que una persona resulte identificada o razonablemente identificable solamente cuando cuenta con una base jurídica válida para hacerlo.

En las actividades ordinarias de comunicación y difusión institucional, la publicación se fundamenta en un consentimiento que debe ser previo, libre, informado, específico respecto de sus finalidades, inequívoco, verificable y otorgado por una persona legalmente habilitada para hacerlo.

El consentimiento puede otorgarse por escrito, por medios electrónicos o mediante otro acto afirmativo que permita acreditar claramente la voluntad de autorizar el tratamiento.

Antes de solicitarlo, informamos de manera comprensible: qué fotografías, videos o registros pueden captarse; quién será responsable de su tratamiento; de qué fuente provienen; para qué finalidades serán utilizados; en qué canales podrán publicarse; quiénes podrán acceder a ellos; si podrán comunicarse a otras entidades; durante qué período serán tratados; los riesgos propios de una publicación accesible mediante internet; cómo retirar el consentimiento, y cómo ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos personales.

El consentimiento se solicita de manera separada o suficientemente diferenciada para las distintas finalidades y canales. Una autorización para captar una imagen no se entenderá automáticamente como una autorización para publicarla en el sitio web, redes sociales, informes, campañas, presentaciones u otros soportes.

La autorización del establecimiento educacional para realizar una actividad o tomar fotografías dentro de sus dependencias no reemplaza el consentimiento individual correspondiente.

Tampoco constituyen consentimiento: la asistencia a la actividad; la matrícula en el establecimiento; el silencio; la falta de oposición; aparecer accidentalmente en una fotografía; la aceptación obligatoria de condiciones generales, ni un acuerdo genérico entre la ONG y la comunidad educativa.

ONG Ciencia Más Diálogo conserva evidencia verificable del consentimiento, de las autorizaciones recibidas y de la información que fue entregada antes de su otorgamiento.

3. Imágenes recibidas de establecimientos educacionales

Cuando las fotografías o videos sean proporcionados por un establecimiento educacional u otra entidad, ONG Ciencia Más Diálogo solo los utilizará cuando se haya verificado razonablemente que las imágenes fueron obtenidas lícitamente; que existen las autorizaciones o bases jurídicas correspondientes; que las personas fueron informadas de que las imágenes podrían ser comunicadas a ONG Ciencia Más Diálogo; que la autorización comprende las finalidades y canales en que la ONG pretende utilizarlas, y que el establecimiento o entidad que entrega los registros puede acreditar las autorizaciones cuando sean requeridas.

Una autorización que permita exclusivamente al establecimiento educacional utilizar las imágenes no habilita, por sí sola, a ONG Ciencia Más Diálogo para publicarlas en sus propios canales.

Los convenios celebrados con establecimientos o sostenedores deberán definir las responsabilidades de cada entidad, las finalidades autorizadas, los canales de publicación, la forma de verificar los consentimientos, las medidas de seguridad y el procedimiento aplicable cuando una autorización sea retirada.

4. Protección especial de niños, niñas y adolescentes

ONG Ciencia Más Diálogo trata las imágenes y demás datos personales de niños, niñas y adolescentes atendiendo especialmente a su interés superior, su dignidad, su seguridad, su derecho a la vida privada, su derecho a la protección de sus datos personales, su honra, intimidad, propia imagen y reputación, y el respeto de su autonomía progresiva.

La información dirigida a estudiantes se comunica en un lenguaje claro, sencillo y adecuado a su edad, grado de madurez y desarrollo.

Política institucional de protección reforzada

Como regla institucional, para publicar una imagen en la que aparezca un estudiante menor de 18 años identificable, ONG Ciencia Más Diálogo procura contar conjuntamente con la autorización previa del padre, madre, representante legal o persona que tenga legalmente su cuidado, y con el asentimiento o consentimiento del propio estudiante, de acuerdo con su edad y grado de madurez.

Respecto de niños y niñas que legalmente no pueden otorgar por sí solos el consentimiento, solicitamos la autorización de su padre, madre, representante legal o persona que tenga su cuidado personal y, además, explicamos al estudiante el uso que se dará a su imagen y escuchamos su opinión.

Respecto de adolescentes que puedan otorgar directamente su consentimiento conforme a la ley, su consentimiento personal es indispensable. Como medida adicional de protección para publicaciones abiertas al público, ONG Ciencia Más Diálogo solicita también la autorización del padre, madre, representante legal o persona que tenga su cuidado.

Cuando una imagen o su contexto revele o permita inferir datos personales sensibles, se aplicarán los requisitos reforzados establecidos por la ley y se solicitará una autorización específica para dicho tratamiento cuando corresponda.

ONG Ciencia Más Diálogo no publicará la imagen cuando el estudiante manifieste que no desea ser fotografiado, grabado o publicado, aunque exista una autorización otorgada por un adulto.

Cuando el estudiante y el adulto responsable expresen decisiones diferentes, la ONG aplicará la alternativa que otorgue mayor protección a la privacidad y a la propia imagen del estudiante. En consecuencia, la imagen no será publicada.

La negativa a autorizar o la decisión de retirar una autorización no impedirá que el estudiante participe en la actividad; no afectará el acceso a servicios o beneficios educativos; no producirá consecuencias académicas, disciplinarias o administrativas, y no generará ningún trato desfavorable.

Estas medidas se sustentan en el derecho de los niños, niñas y adolescentes a la vida privada, la protección de sus datos y su propia imagen, así como en el deber de escuchar siempre su opinión y atender su interés superior.

5. Finalidades del tratamiento

Las fotografías, videos y demás registros audiovisuales podrán utilizarse exclusivamente para las finalidades específicas que hayan sido informadas y autorizadas.

Según la autorización correspondiente, estas finalidades podrán comprender: documentar actividades educativas desarrolladas por ONG Ciencia Más Diálogo; informar a las comunidades educativas sobre la ejecución de programas; comunicar resultados, aprendizajes e impacto de los proyectos; realizar rendiciones técnicas o institucionales; preparar memorias e informes de actividades; informar a entidades colaboradoras, contratantes o financiadoras; difundir actividades, programas y resultados institucionales; elaborar material pedagógico o formativo; realizar presentaciones en seminarios, encuentros o actividades profesionales; comunicar el trabajo y la misión de ONG Ciencia Más Diálogo, y desarrollar campañas institucionales o de captación de apoyos, únicamente cuando esta finalidad haya sido informada y autorizada separadamente.

No reutilizamos los registros para finalidades incompatibles con aquellas que fueron informadas al momento de obtener el consentimiento.

Cuando se pretenda realizar un uso sustancialmente distinto, se informará previamente a la persona y se solicitará un nuevo consentimiento, salvo que exista otra base jurídica que autorice expresamente el tratamiento.

6. Canales de publicación

Las imágenes podrán publicarse solamente en los canales que hayan sido informados y autorizados.

Estos canales podrán incluir: el sitio web institucional cienciamasdialogo.org; las redes sociales institucionales Instagram (@cienciamasdialogo), LinkedIn (linkedin.com/company/cienciamasdialogo) y YouTube; memorias e informes institucionales; informes de proyectos; presentaciones digitales o presenciales; seminarios y actividades de difusión; boletines y comunicaciones institucionales; materiales pedagógicos; piezas gráficas impresas o digitales, y otros canales específicamente identificados en el formulario de consentimiento.

La autorización deberá permitir que la persona seleccione, cuando resulte razonable, las finalidades y canales que acepta.

No presumimos que autorizar una publicación en un canal implique autorizarla en todos los demás.

7. Destinatarios y acceso público

Dependiendo de las finalidades y canales autorizados, los destinatarios de las imágenes podrán incluir: el público general que visite el sitio web o las redes sociales de la ONG; integrantes de las comunidades educativas; establecimientos educacionales y sostenedores; entidades contratantes, colaboradoras o financiadoras, cuando corresponda; organismos públicos que reciban informes o rendiciones; proveedores de alojamiento web, almacenamiento y servicios tecnológicos; proveedores de comunicaciones y diseño; plataformas de redes sociales, y otras personas o entidades expresamente informadas en la autorización.

ONG Ciencia Más Diálogo no vende las fotografías, videos o datos personales de estudiantes. Tampoco los entrega para publicidad comercial de terceros ni los licencia para usos ajenos a las finalidades institucionales autorizadas.

8. Publicación en internet y redes sociales

La publicación de una fotografía o video en internet puede permitir que sea visto desde distintos lugares y que terceros lo compartan, descarguen, reproduzcan o almacenen.

Algunas plataformas de redes sociales y proveedores tecnológicos pueden tratar los registros en otros países. El detalle actualizado de los proveedores utilizados, los países o territorios involucrados y las garantías aplicables se encuentra disponible en el anexo de proveedores y transferencias internacionales de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Cuando corresponda retirar una imagen, ONG Ciencia Más Diálogo la eliminará de los sitios, cuentas y repositorios que se encuentren bajo su control; suspenderá nuevos usos basados en el consentimiento retirado; comunicará la solicitud a los destinatarios cuando la ley lo exija, y realizará gestiones razonables ante las plataformas o proveedores correspondientes.

Debido a la naturaleza de internet, puede no ser técnicamente posible eliminar copias que hayan sido descargadas, almacenadas o republicadas previamente por terceros ajenos al control de la ONG.

9. Minimización de datos y resguardo de la identidad

ONG Ciencia Más Diálogo procura tratar y publicar únicamente los datos estrictamente necesarios, adecuados y pertinentes para la finalidad autorizada.

Como regla general, las fotografías y videos de estudiantes no se acompañan de nombres completos; números de identificación; direcciones particulares; teléfonos o correos personales; etiquetas a perfiles personales; ubicación precisa o geolocalización; información familiar; antecedentes médicos, psicológicos o sociales; información disciplinaria o judicial, ni otros datos que aumenten innecesariamente los riesgos de identificación, localización, estigmatización o afectación de derechos.

Cuando resulte necesario identificar a una persona por su nombre, se solicitará una autorización específica y se evaluará previamente si dicha identificación es necesaria y proporcional.

10. Fotografías grupales y anonimización

El hecho de que una fotografía muestre a tres o más personas no significa que deje de contener datos personales.

Una fotografía grupal seguirá considerándose un dato personal cuando uno o más estudiantes sean identificables por su rostro, voz, nombre, uniforme, establecimiento, curso, actividad, ubicación, fecha, texto de la publicación u otros elementos del contexto.

Cuando no exista una autorización válida, ONG Ciencia Más Diálogo utilizará solamente imágenes en las que los estudiantes no sean razonablemente identificables, tales como tomas generales en que los rostros no puedan distinguirse; fotografías de espaldas; encuadres de manos, materiales o espacios; imágenes con los rostros eficazmente difuminados, o registros debidamente anonimizados.

Antes de publicar una imagen aparentemente anónima, se considerará si el uniforme, establecimiento, ubicación, texto, actividad u otros elementos podrían permitir razonablemente la reidentificación del estudiante.

11. Imágenes que no serán publicadas

ONG Ciencia Más Diálogo no publicará fotografías, videos o información que puedan estigmatizar a un niño, niña o adolescente; afectar su dignidad, honra, intimidad, propia imagen o reputación; comprometer su seguridad; causarle menoscabo; dañar sus intereses; exponerlo a burlas, hostigamiento o discriminación; revelar innecesariamente una situación de vulnerabilidad, o resultar contrarias a su interés superior.

Se aplicará especial cautela respecto de imágenes relacionadas con salud física o mental; discapacidad; violencia o convivencia escolar; vulneración de derechos; intervenciones psicosociales; situaciones disciplinarias; consumo de alcohol o drogas; pobreza o precariedad familiar; medidas de protección; procedimientos administrativos o judiciales; víctimas o testigos de delitos, y cualquier circunstancia que pueda revelar datos sensibles o provocar estigmatización.

No se publicará la imagen o identidad de estudiantes involucrados como víctimas, testigos, imputados o participantes en procedimientos administrativos, judiciales o de protección, salvo que exista una habilitación legal expresa y se hayan adoptado todos los resguardos correspondientes.

La Ley N.º 21.430 prohíbe divulgar información que pueda estigmatizar a un niño, niña o adolescente, afectar su imagen, honra o reputación, causarle menoscabo o dañar sus intereses.

12. Reconocimiento facial, biometría e inteligencia artificial

ONG Ciencia Más Diálogo no utiliza fotografías, videos o voces de estudiantes para reconocimiento facial; identificación biométrica; entrenamiento de modelos de inteligencia artificial; creación de perfiles personales; inferencia automatizada de características individuales; monitoreo automatizado de emociones o comportamientos, ni adopción de decisiones automatizadas sobre estudiantes.

Cualquier eventual modificación de esta regla requerirá una evaluación jurídica y de riesgos previa, la actualización de esta política y, cuando corresponda, una autorización expresa, específica e independiente.

13. Período de conservación

No se establece un plazo calendario único para todas las fotografías y videos.

El período de conservación comenzará desde la captación o recepción del registro y se extenderá únicamente mientras continúen cumpliéndose las condiciones que justifican su tratamiento.

Las fotografías y videos publicados podrán mantenerse disponibles mientras continúen siendo necesarios para las finalidades informadas y autorizadas; sigan siendo adecuados y pertinentes para documentar o comunicar la actividad, programa o resultado institucional; el consentimiento o autorización correspondiente permanezca vigente; su mantención resulte proporcional; no afecten los derechos o el interés superior del estudiante, y no exista una solicitud válida o una obligación legal que exija su retiro.

ONG Ciencia Más Diálogo realizará revisiones periódicas y documentadas de la necesidad y pertinencia de mantener las publicaciones.

Las fotografías, videos y sus copias serán retirados, eliminados o anonimizados cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias: se haya cumplido o extinguido la finalidad para la cual fueron obtenidos; dejen de ser necesarios, adecuados o pertinentes; se retire el consentimiento que fundamentaba su tratamiento y no exista otra base jurídica; se acoja una solicitud válida de supresión u oposición; su permanencia pueda afectar la dignidad, seguridad, privacidad, honra, reputación o interés superior del estudiante; hayan sido obtenidos o tratados ilícitamente, o así lo exija la ley, una resolución judicial o una autoridad competente.

Los registros originales que no sean seleccionados para utilización se eliminarán o anonimizarán una vez que finalice el proceso de selección, edición y producción correspondiente, salvo que exista una finalidad vigente, una obligación legal o una necesidad justificada de conservación.

La evidencia de los consentimientos, autorizaciones y de la información entregada al momento de obtenerlos se conservará con acceso restringido mientras resulte necesaria para acreditar la licitud del tratamiento; gestionar solicitudes de los titulares; cumplir obligaciones legales o contractuales, o formular, ejercer o defender derechos en procedimientos administrativos o judiciales. Cumplidas esas finalidades, la documentación será eliminada o anonimizada.

14. Retiro del consentimiento

El consentimiento puede retirarse en cualquier momento, sin expresión de causa y gratuitamente.

La ONG mantendrá medios expeditos, fidedignos y permanentemente disponibles para retirar el consentimiento.

El retiro puede solicitarse mediante el correo electrónico hola@cienciamasdialogo.org; el formulario disponible en https://cienciamasdialogo.org/ejercer-derechos, o el mismo mecanismo o uno equivalente al utilizado para otorgar la autorización.

El retiro del consentimiento no afecta la licitud de los tratamientos realizados antes de su retiro. Sin embargo, una vez recibido el requerimiento, no se efectuarán nuevos usos basados en dicho consentimiento.

Cuando el consentimiento sea la única base jurídica y no exista una excepción legal aplicable, la imagen será retirada de los canales bajo control de ONG Ciencia Más Diálogo y se adoptarán las medidas correspondientes respecto de las copias administradas por sus proveedores.

15. Derechos de las personas

La persona titular de los datos, o quien la represente legalmente cuando corresponda, puede ejercer los siguientes derechos.

Derecho de acceso: solicitar confirmación acerca de si ONG Ciencia Más Diálogo trata fotografías, videos u otros datos personales que le conciernan y obtener información sobre los datos tratados, su fuente, las finalidades, los destinatarios y el período durante el cual serán tratados.

Derecho de rectificación: solicitar la corrección de nombres, textos, descripciones u otros datos inexactos, incompletos o desactualizados asociados a una publicación.

Derecho de supresión: solicitar la eliminación de fotografías, videos u otros datos cuando ya no sean necesarios; se haya retirado el consentimiento y no exista otra base jurídica; hayan sido obtenidos o tratados ilícitamente; sean datos caducos; se haya acogido una oposición, o exista una obligación legal de eliminarlos.

Derecho de oposición: solicitar que no se realice o que cese un tratamiento específico de sus datos personales cuando se cumplan las condiciones establecidas por la ley.

Derecho de portabilidad: solicitar una copia de sus datos personales en un formato electrónico estructurado, genérico y de uso común cuando este derecho resulte aplicable.

Derecho de bloqueo temporal: al presentar una solicitud de rectificación, supresión u oposición, la persona podrá solicitar fundadamente el bloqueo temporal de los datos o del tratamiento mientras se resuelve su requerimiento.

Los derechos reconocidos por la ley son personales, intransferibles e irrenunciables.

16. Procedimiento para ejercer derechos

Las solicitudes deben enviarse al correo hola@cienciamasdialogo.org, al formulario disponible en https://cienciamasdialogo.org/ejercer-derechos, o por correo postal a Av. Manuel Antonio Bustamante 26, Providencia, Santiago.

Para facilitar la localización del registro, la solicitud debería indicar, cuando sea posible: nombre de la persona que aparece en la imagen; establecimiento educacional; actividad o proyecto; fecha aproximada; enlace o captura de la publicación, y derecho que desea ejercer.

ONG Ciencia Más Diálogo podrá solicitar únicamente los antecedentes necesarios y proporcionales para verificar la identidad y representación de la persona solicitante, proteger los datos frente a solicitudes de terceros y localizar el registro.

La ONG acusará recibo de la solicitud; responderá por escrito o por medios electrónicos; se pronunciará dentro de los treinta días corridos siguientes a su ingreso, y podrá prorrogar ese plazo una sola vez por hasta otros treinta días corridos cuando resulte necesario.

Las solicitudes fundadas de bloqueo temporal serán respondidas dentro de los dos días hábiles siguientes a su recepción.

Si la solicitud es rechazada total o parcialmente, la ONG comunicará los fundamentos de la decisión y el derecho de la persona a reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales. También podrá presentarse una reclamación ante la Agencia cuando la ONG no responda dentro del plazo legal.

17. Seguridad y confidencialidad

ONG Ciencia Más Diálogo adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas al nivel de riesgo asociado al tratamiento de fotografías, videos y demás datos personales.

Estas medidas incluyen, según corresponda: acceso restringido a archivos originales; asignación de permisos de acuerdo con las funciones de cada persona; almacenamiento en sistemas institucionales autorizados; deberes de confidencialidad; instrucciones para trabajadores, colaboradores y proveedores; mecanismos de transmisión segura; control de copias y respaldos; registro de autorizaciones; revisión previa de las publicaciones; procedimientos de eliminación y anonimización; gestión de solicitudes de retiro, y procedimientos de respuesta ante incidentes de seguridad.

Solo accederán a los archivos originales las personas que necesiten utilizarlos para las finalidades autorizadas.

El personal, profesionales, colaboradores y proveedores que participen en el tratamiento estarán sujetos a instrucciones y obligaciones de confidencialidad, incluso después de terminar su relación con la ONG.

18. Proveedores y encargados del tratamiento

ONG Ciencia Más Diálogo podrá utilizar proveedores tecnológicos, de alojamiento, almacenamiento, diseño, comunicaciones o gestión de redes sociales.

Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta de la ONG deberá actuar conforme a instrucciones documentadas; solo podrá tratar los datos para las finalidades contratadas; deberá aplicar medidas de seguridad y confidencialidad; no podrá utilizarlos para finalidades propias no autorizadas, y deberá devolverlos, suprimirlos o mantenerlos únicamente cuando exista una obligación legal al terminar el servicio.

El listado actualizado de categorías de proveedores y la información sobre transferencias internacionales se encuentra en el anexo de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

19. Modificaciones de esta política

ONG Ciencia Más Diálogo podrá actualizar esta política para reflejar cambios legales, tecnológicos, operativos o institucionales.

Toda versión indicará claramente su número de versión, la fecha de publicación, la fecha de entrada en vigencia y una descripción de los cambios relevantes.

Las modificaciones no ampliarán retroactivamente las finalidades autorizadas.

Cuando una modificación implique una nueva finalidad incompatible, un nuevo canal de difusión o un tratamiento que requiera consentimiento, se informará a las personas afectadas y se solicitará una nueva autorización antes de iniciar el tratamiento.

20. Contacto

Para formular consultas, solicitar información, retirar una autorización, pedir el retiro de una imagen o ejercer derechos sobre datos personales:

ONG Ciencia Más Diálogo